策劃國際會議有哪些注意事項
策劃國際會議時要注意這幾點:第一是提前規(guī)劃:一個大型國際會議的構(gòu)思、籌備和規(guī)劃將于一年前開始;第二是綜合考慮:國際會議的籌備工作涉及方方面面,應(yīng)慎重考慮;第三是制定實施時間表。
1、 提前規(guī)劃。通常情況下,一個大型國際會議的構(gòu)思、籌備和規(guī)劃將于一年前開始。計劃是一個漸進的過程。在構(gòu)思和準(zhǔn)備階段,規(guī)劃的雛形正在形成。只有當(dāng)準(zhǔn)備工作達到一定階段時,人們才要求看到工作設(shè)想和實施方案,正式的規(guī)劃才會破繭而出。經(jīng)驗表明,應(yīng)盡早而不是推遲進行規(guī)劃,因為應(yīng)留出足夠的時間進行討論、修訂和批準(zhǔn)。
2、 綜合考慮。國際會議的籌備工作涉及方方面面,應(yīng)慎重考慮,避免今后因臨時疏漏而造成損失。如果會議主題選擇不當(dāng),會議將無法發(fā)言;如果時間選擇不當(dāng),將是在寒冷的冬季或炎熱的夏季,與會者會不斷抱怨;如果地點選擇不當(dāng),會議服務(wù)將無法跟上,這將使會議陷入僵局。智者千慮必犯錯誤。雖然他不應(yīng)該責(zé)怪計劃者,但他決不能放松他的努力。特別是要密切關(guān)注關(guān)鍵環(huán)節(jié),避免出現(xiàn)重大失誤?
3、 制定實施時間表。為了保證計劃的按時實施,必須制定各階段任務(wù)的具體實施時間表。該進度計劃既是監(jiān)督檢查的依據(jù),也是掌握進度、調(diào)整速度的依據(jù)。