大型活動策劃如何避免預(yù)算超支

活動預(yù)算是大型活動策劃公司必須做的事情，決定了活動的方方面面，這是活動的基礎(chǔ)?；顒硬邉澱咭靼灼髽I(yè)以及參會者想從活動中得到什么，并以此來安排活動目的地、活動日程以及活動花費等。為了避免大型活動策劃預(yù)算超支，活動目的確立后要評價活動的具體需求，要熟悉活動邀請的嘉賓身份，做好各項工作分工，起草預(yù)算計劃，以幫助計算收入和支出。

活動的目的確立之后，評價活動的需求就成了關(guān)鍵，例如，場地面積要求、活動日程和功能規(guī)劃，以及活動放在一周的什么時間舉辦等。以上所有因素都會對預(yù)算產(chǎn)生影響。所以，活動策劃者需要熟悉活動客人，如果他們的級別較高，成本可能就會更高一些。特別的需求，例如餐飲需要，會影響餐飲成本。客人們來自哪里會影響到活動的地點的選擇，當(dāng)然也會影響到成本。在收集了以上信息之后，活動策劃者應(yīng)當(dāng)起草一個預(yù)算計劃，以幫助計算收入和支出?；仡櫼幌律弦粚没顒拥臍v史，如果有的話，就有助于降低活動相關(guān)的成本。

活動花費一般分為以下幾個部分，包括客房、交通運輸、餐飲、視聽、印刷材料、行政管理、娛樂、演講人報酬等。在每一個種類中，預(yù)算策劃應(yīng)該包括3個欄目：一是預(yù)期投入，二是實際花費，三是這兩者之間的差額。是否具體按照以上三點來做并不重要，重要的是要明白關(guān)注的是活動成本的底線。在每一個開支項目中，把與活動開支相關(guān)的內(nèi)容都找出來，包括所有的稅款、展覽費用、服務(wù)費用、贈品費用，以及一些附加費用，例如場地的租金等。